Encontro promoveu a troca de experiências sobre gestão documental, transformação digital, preservação da memória institucional e recuperação de documentos atingidos pelos eventos climáticos de 2024

Integrantes do Comitê Gestor de Acervo Institucional (CGAI) da Universidade Feevale realizaram uma visita técnica ao Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). O objetivo foi conhecer a estrutura organizacional, os processos de gestão documental e as práticas de preservação, digitalização e governança arquivística adotadas pela instituição.

A iniciativa foi motivada pelo reconhecimento da UFSM como referência na gestão de acervos acadêmicos e institucionais, especialmente diante da atuação do DAG na recuperação de documentos afetados pelos eventos climáticos de 2024. Após acompanhar um webinar do Ministério da Educação (MEC) sobre o tema, o Comitê da Feevale identificou a importância de conhecer presencialmente as estratégias desenvolvidas pela universidade federal, ampliando as possibilidades de troca de experiências e de aplicação de boas práticas.

Representaram a Feevale João Batista Andriola da Silva, coordenador jurídico; Cáren Maria da Rosa Rinker, coordenadora do Registro Acadêmico; e Kesia Cristiane da Silva, supervisora do Registro Acadêmico. Pela UFSM, participaram Neiva Pavezzi e Débora Bianchin Chiapinotto, arquivistas da Seção de Processamento Técnico e Pesquisa; Tiago Tagliapietra, assistente em administração e diretor da Divisão de Protocolo; Liziani de Souza Deglinomini, arquivista e diretora da Divisão de Arquivo Permanente; e Caroline Ariete Marquesini Rambo, técnica em arquivo da Direção do Departamento de Arquivo Geral.

Durante a visita, a equipe da Feevale teve a oportunidade de conhecer práticas consolidadas de gestão documental, preservação digital e organização dos arquivos institucionais. As atividades também possibilitaram aprofundar o entendimento sobre os desafios relacionados à recuperação de acervos atingidos por desastres naturais, a partir das ações empreendidas pela UFSM após os eventos climáticos de 2024.

Outro destaque foi a visita ao Arquivo Permanente, que evidenciou a importância da preservação dos documentos de valor histórico e institucional. A experiência reforçou o papel estratégico dos arquivos na construção, preservação e disponibilização da memória das instituições, bem como na garantia do acesso à informação ao longo do tempo.

Gestão e preservação do acervo institucional na Feevale

O Comitê Gestor de Acervo Institucional (CGAI) da Universidade Feevale foi estabelecido em 2018, em consonância com as diretrizes da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior referentes à organização e à manutenção de seus acervos acadêmicos.

Constituído por resolução da Reitoria e posteriormente reestruturado, o Comitê reúne representantes de diferentes áreas estratégicas da Universidade, incluindo a chefe de Gabinete, Isabela Guzzon; a coordenadora do Registro Acadêmico, Cáren Maria da Rosa Rinker; a supervisora do Registro Acadêmico, Kesia Cristiane da Silva; o coordenador jurídico João Batista Andriola da Silva; o gerente de Tecnologia da Informação, Carlos Henrique Schwartzhaupt; e a coordenadora do Núcleo de Políticas e Gestão do Ensino, Kátia Raquel Reimann.

Entre as principais atribuições do Comitê estão estabelecer e acompanhar as políticas de arquivo, segurança da informação e preservação documental; prestar suporte aos responsáveis pelos arquivos setoriais; organizar cronogramas para a digitalização de documentos, observando os prazos legais; e propor iniciativas de transformação digital dos processos institucionais. Essas ações buscam reduzir a dependência de documentos físicos, assegurando a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos registros.

A legislação vigente também estabelece responsabilidades institucionais relacionadas à guarda e à manutenção do acervo acadêmico, exigindo condições adequadas para sua preservação e para o cumprimento das normas aplicáveis. “Nesse contexto, a visita técnica à UFSM representou uma oportunidade estratégica para o fortalecimento das iniciativas conduzidas pelo Comitê Gestor de Acervo Institucional da Feevale”, afirma Cáren Rinker. “As experiências compartilhadas e as práticas observadas oferecem subsídios para as discussões e os projetos em andamento na Universidade, contribuindo para o aprimoramento das políticas de gestão documental, preservação do patrimônio arquivístico e ampliação do acesso à memória institucional”, complementa.